Membuat Grafik (Chart) di Microsoft Excel 2010

Pasti anda semua sudah tahu bahwa di Microsoft Excel kita dapat membuat grafik (chart) yang tergambar otomatis sesuai dengan data yang ada. Untuk membuat grafik, pilih data yang anda inginkan untuk tervisualisasi kemudian di tab Insert bentuk grafik yang anda inginkan di kelompok Charts.

Gambar di bawah menunjukan salah satu contoh sederhana grafik yang dapat di buat oleh Microsoft Excel 2010, dengan data vertikal  adalah pemasukan yang diterima perusahaan dan data horizontal menunjukan tahun pemasukan. Dengan membaca grafik tersebut, siapapun dapat dengan mudah mempresentasikan atau menjelaskan kejadian faktual yang terjadi pada perusahaan.

Anda bisa merubah tampilan (desain), layout dan tentu saja isi data itu sendiri. Sebelumnya saya ingin menjelaskan terlebih dahulu ketika anda memasukan data ke dalam grafik akan muncul dialog box seperti ini:

Fungsi kotak sebelah kiri adalah untuk memasukan data sedangkan kotak sebelah kanan memberikan label atau informasi data. Untuk lebih jelasnya, coba perhatikan gambar grafik yang saya buat di atas. Saya memasukan data dari kolom tahun yang ada pada B3:B14 dan kolom Pemasukan pada C3:C14. Sedangkan untuk labelnya (kotak sebelah kanan) saya memasukan kolom tahun yang ada pada B3:B14 yang akan memunculkan label tahun.

Anda juga bisa merubah rubah desain dan layout dari grafik yang anda buat, caranya sangat mudah. Pilih grafik yang sudah di buat, pilih menu Design atau Layout kemudian ubah grafik menjadi format yang anda inginkan. Gambar di bawah menunjukan gambar yang berbeda dari yang saya buat sebelumnya.

Regards

Denny Nugroho
Profesional Microsoft Excel

Membatasi Data (filter) di Microsoft Excel 2010

Pernahkah anda mengalami kesulitan saat sedang mencari data di dalam file Excel anda? Misalkan anda memiliki data seperti gambar di bawah ini

Misalkan anda ingin mencari barang yang dikeluarkan di tahun 2012 atau barang yang berlokasi di Jawa Barat saja? Apa yang harus anda lakukan. Anda harus menatap layar komputer dan mengecek satu per satu dari baris dan kolom yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan.

Ada cara paling mudah untuk mencari data-data yang dikelompokkan seperti gambar di atas, cara paling jitu adalah fitur yang dinamakan dengan filter. Untuk lebih jelasnya, sekarang coba anda buat data seperti gambar di atas kemudian sorot semua data dimulai dari B2 sampai dengan F13 (B2:F13). Setelah itu klik menu Home dan pilih Sort & Filter kemudian aktifkan fitur Filter, sehingga muncul dialog box seperti gambar di bawah.

Sekarang anda bisa mencari berdasarkan kelompok yang anda perlukan misalkan berdasarkan Lokasi, Rute, Tanggal, dan lain-lain. Perhatikan perbedaannya dengan melihat gambar di bawah ini setelah dikelompokkan.

Fitur filter ini sangat berguna sekali apabila anda memiliki data ratusan sampai ribuan baris di dalam proyek yang sedang anda kerjakan.

Regards

Denny Nugroho
Profesional Microsoft Excel 

Otomatisasi Susunan Layout Gambar di Microsoft Excel 2010

Gambar dapat mempermudah pelanggan atau partner kerja anda mengerti apa yang anda sampaikan. 

Namun apabila jumlah gambarnya banyak dan anda tidak begitu mengerti bagaimana cara menyusun gambar tanpa harus masuk dulu ke program pengolah gambar maka anda bisa menggunakan tools yang ada di dalam Microsoft Excel.

Coba perhatikan gambar di bawah, acak-acakan dan tidak berstruktur bukan?

Sekarang perhatikan gambar di bawah setelah semua fotonya saya atur sedemikian rupa supaya enak di pandang.

Perbedaannya cukup besar kan? saya hanya menggunakan metode align dan mengubah dimensi dari gambar-gambar tersebut. Anda pun bisa melakukannya dengan memilih dua atau lebih gambar (tekan tombol ctrl untuk memilih lebih dari satu gambar) kemudian klik menu Format pada bar Ribbon lalu pilih Align.

Keterangan:

1.       Align Left : Digunakan untuk memposisikan gambar di sebelah gambar yang paling kiri

2.       Align Center: Digunakan untuk memposisikan gambar di gambar yang paling tengah

3.       Align Right: Digunakan untuk memposisikan gambar di gambar yang paling kanan

4.       Align Top: Memposisikan semua gambar agar sejajar bagian atas

5.       Align Middle: Memposisikan semua gambar agar sejajar bagian tengah

6.       Align Bottom: Memposisikan semua gambar agar sejajar bagian bawah

7.       Distribute Horizontally: Memposisikan gambar secara horisontal

8.       Distribute Vertically: Memposisikan gambar secara vertikal

Gunakan metode align untuk merapihkan gambar yang ada di dalam lembar kerja anda.

Regards

Denny Nugroho
Profesional Microsoft Excel 

Menambah Gambar ke dalam Lembar Kerja di Microsoft Excel 2010

Gambar dapat sangat membantu pelanggan anda dalam menjelaskan dan mengingat apa yang anda coba sampaikan baik itu berupa produk maupun jasa. Seringkali anda perlu memasukan logo perusahaan untuk memberikan gambaran jelas kepada pelanggan anda di dalam lembar kerja yang anda kirim melalui email atau tercetak.

Salah satu cara untuk menambahkan gambar ke dalam lembar kerja di Microsoft Excel 2010 adalah dengan menekan tombol Insert di menu lalu klik Picture kemudian cari gambar yang ingin anda masukan ke dalam lembar kerja. Selepas anda memasukan gambar ke dalam lembar kerja, akan muncul menu-menu khusus untuk mengkostumisasi gambar tersebut dengan mengklik tombol Format di menu.

Anda bisa mengubah warna, kecerahan, dimensi, memotong sampai mengganti gambar yang anda masukan ke dalam lembar kerja.  Perhatikan gambar di bawah, yang sudah saya ubah propertinya, dapat anda lihat perubahan yang cukup siginifikan tanpa harus menggunakan software pengedit foto seperti photoshop, corel, dan lain-lain.

Jadi anda dapat mempercantik gambar yang anda masukan ke dalam lembar kerja tanpa harus repot karena Excel sudah menyediakan semua fiturnya untuk anda.

Regards

Denny Nugroho
Profesional Microsoft Excel 

Mencari dan Mengganti Isi Data di Microsoft Excel 2010

Excel mampu menyimpan data sampai jutaan bahkan miliaran data di dalam satu buku kerja. Bisa menjadi kesulitan yang cukup besar dan kompleks apabila anda mencari isi data yang spesifik di dalam data Excel yang anda miliki. Oleh karenanya Excel memiliki kemampuan atau fitur yang dapat mencari isi data secara spesifik yaitu fitur Find and Replace.

Klik menu Home di Ribbon menu, kemudian klik Find & Select pilih Find atau panggil dengan shortcut Ctrl + F maka akan terbuka dialog box Find and Replace seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

 

Anda bisa mencari isi file yang anda inginkan dengan hanya menulis teks atau kalimat di text box Find What. Apabila anda ingin mencari isi file yang lebih detail lagi, anda bisa mengklik tombol Options dan akan muncul beberapa fungsi pencarian lain seperti Within: (pencarian dilakukan di dalam lembar kerja aktif atau di seluruh buku kerja); Search: (pencarian berdasarkan isi data yang ada pada baris atau kolom); Look in: (pencarian di lihat di dalam formula/rumus, Values/nilai, dan Komentar yang anda masukkan di dalam data); Match case (kecocokan kata atau kalimat khususnya untuk huruf kapital atau tidak); dan Match entire cell contents (kecocokan kata atau kalimat dari keseluruhan konten data, contoh: kata “Kuat” tidak sama dengan kata “Kekuatan”)

Menu Replace (tab Replace) digunakan untuk mengganti kata-kata atau kalimat yang tidak sesuai misalkan anda ingin mengganti kata “ia” menjadi “dia”, anda sadar bahwa ada ratusan kata “ia” di dalam data yang anda buat dan akan sangat membuang waktu apabila anda mengganti satu-satu kata “ia”.

Masukan kata “ia” ke dalam field Find what: dan masukkan kata “dia” ke dalam field Replace with: kemudian tekan tombol Replace All untuk mengubah semua kata-kata tersebut tanpa harus anda periksa atau Replace untuk mengubah satu per satu sambil bisa anda cek kalimat secara keseluruhan.

Regards

Denny Nugroho
Profesional Microsoft Excel

Memasukan dan Merevisi Data di Microsoft Excel 2010

Cara termudah untuk memasukan data di dalam microsoft excel 2010 adalah dengan mengklik salah satu sel dan ketikan nilainya. Metode ini bekerja dengan sangat baik ketika anda memasukan potongan-potongan data (bukan satu kalimat penuh). Sebagai contoh, ketika seorang manajer ingin menyimpan data-data pemasukan perusahaan untuk 1 tahun penuh alangkah lebih baik apabila di buat potongan-potongan data dan memasukan data-data tersebut ke dalam satu sel spesifik (lihat gambar di bawah).

Apabila data yang dimasukan merupakan perulangan dari data sebelumnya, anda tidak perlu susah payah memasukan data satu per satu. Excel sudah menyiapkan cara paling efektif untuk memasukan data tersebut. Misalkan anda memasukan angka 1 di salah satu sel, untuk memasukan angka 2, 3, 4, 5 dan seterusnya sorot sel nomor 1 kemudian arahkan mouse ke ujung kanan bawah sel tersebut sampai muncul tanda +, klik tombol kiri mouse sambil tahan ctrl (di keyboard) lalu seret ke arah yang anda inginkan. Contoh di gambar Nomor 1 dilakukan perulangan sampai nomor 12 dengan cara yang disebutkan di atas.

Selain angka dan dengan cara yang sama, anda juga bisa melakukan perulangan dalam bentuk bulan. Contoh di atas menunjukan perulangan dari bulan Januari sampai dengan Desember.

Tips:

1.  Apabila anda hanya ingin mengkopi nomor saja, jangan tekan tombol ctrl.
2. Cara memasukan data di atas di sebut dengan AutoComplete. Anda bisa mematikan fungsi ini dengan cara klik menu File arahkan ke Options, pilih tab Advanced. Pada bagian Editing Options hilangkan ceklist Enable AutoComplete for Cell Values lalu tekan tombol Ok.

Regards

Denny N - Profesional Microsoft Excel

08112246437

Memodifikasi Workbook di Microsoft Excel 2010

Biasanya buku kerja (workbook) digunakan untuk merekam informasi aktifitas kerja/finansial dan lain-lain. Misalkan saja merekam informasi distribusi produk yang akan di jual, siapa saja yang akan mengirimkan barang-barang tersebut, dan masih banyak aktifitas lainnya yang harus dimasukan ke dalam buku kerja. Solusinya adalah dengan menggunakan lembar kerja (worksheet) yang biasanya berjumlah 3 lembar kerja (default).

Ketika anda membuat sebuah lembar kerja (worksheet), Excel selalu memberikan nama default dengan nomor yang berbeda seperti Sheet4, Sheet5, Sheet6, dan seterusnya. Anda bisa merubah nama lembar kerja tersebut dengan mengklik ganda lembar kerja tersebut kemudian merubah namanya sesuai dengan yang anda inginkan.

Cara lain bekerja dengan lembar kerja adalah dengan menyalin (kopi) lembar kerja dari buku kerja lain ke buku kerja yang sedang anda kerjakan. Anda bisa menyalinnya dengan mengklik kanan tab lembar kerja yang ingin anda kopi lalu klik Move or Copy untuk menampilkan kotak dialog Move or Copy.

Tips: Dengan memberi centang pada Create a copy anda membuat salinan lembar kerja baru yang sama dengan yang ingin anda pindahkan. Jadi anda tidak perlu khawatir apabila anda masih memerlukan lembar kerja lama anda.

Setelah lembar kerja yang anda inginkan sudah ada di dalam buku kerja, anda bisa memindah-mindahkan lembar kerja tersebut dengan cara menyeret (drag) lembar kerja ke lokasi yang diinginkan. Untuk menghapus lembar kerja dari tab tanpa harus benar-benar menghapusnya (dengan kata lain disembunyikan, anda bisa menyembunyikannya dengan mengklik kanan lembar kerja tersebut kemudian memilih Hide. Untuk menampilkannya kembali klik kanan lembar kerja mana saja kemudian pilih menu Unhide, pada kotak dialog Unhide klik nama lembar kerja yang ingin ditampilkan kemudian klik Ok.

Ada kalanya lembar kerja yang anda buat begitu banyak dan sulit untuk di cari jika tidak dikelompokkan. Salah satu caranya adalah dengan merubah warna lembar kerja tersebut. Caranya dengan mengklik kanan lembar kerja yang ingin di ubah warnanya, pilih Tab Color kemudian pilih warna yang anda inginkan.

Untuk menghapus permanen lembar kerja yang anda buat, klik kanan lembar kerja yang di tuju kemudian pilih Delete.

Regards

Denny N - Profesional Microsoft Excel

08112246437

Membuat Workbook di Excel 2010

Setiap kali anda ingin mengumpulkan dan menyimpan data yang tidak berkaitan sama sekali dengan data-data anda yang tersedia, maka anda perlu membuat buku kerja baru (workbook). Workbook di excel 2010 memiliki tiga lembar kerja (worksheet), meski demikian anda bisa menambah dan mengurangi lembar kerja sesuai yang anda inginkan. Membuat workbook ini sangatlah mudah, anda tinggal mengklik tab File, lalu klik tombol New, cari buku kerja yang anda perlukan lalu klik tombol Create.

Ketika anda menyalakan program Excel 2010, program ini akan menampilkan sebuah buku kerja baru yang kosong. Setelah itu anda bisa mulai memasukan data ke dalam sel lembar kerja atau membuka buku kerja yang sudah ada.

Tips:
Kapan waktu yang paling tepat untuk menyimpan file excel anda?
Jawabannya: Selalu simpan file anda setiap setengah jam sekali, lebih bagus lagi jika di simpan setiap lima menit sekali. Paling bagus lagi simpan file anda setiap kali anda melakukan perubahan, sangat menyebalkan jika pekerjaan yang sudah anda buat dengan susah payah harus hilang begitu saja kan. 

Regards

Denny N - Profesional Microsoft Excel

08112246437